В соответствии с требованиями 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» данные о кассовых операциях должны моментально передаваться в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД), а на самой онлайн-кассе данные о проведенных расчетах должны сохраняться на фискальном накопителе (ФН).
Оператор фискальных данных (ОФД) - организация, созданная в соответствии с законодательством РФ, находящаяся на территории РФ, получившая разрешение на обработку фискальных данных.
Со списком всех операторов фискальных данных можно ознакомиться на сайте ФНС России www.nalog.ru
ОФД через интернет получает фискальные данные c кассы, обрабатывает, сохраняет и отправляет в ФНС. Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу. Документы, полученные оператором, отражаются в личном кабинете ОФД. При этом обязанность сдавать налоговую отчетность у предпринимателя или организации остается. Но не все обязаны отправлять данные в ФНС - согласно 54-ФЗ, если касса находится в отдаленной от сетей связи местности или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны, внешней разведки, ККТ может работать автономно, данные сохраняются в фискальном накопителе и передаются в налоговую службу только при его замене.
Срок подключения к ОФД зависит от срока действия фискального накопителя.
Срок действия фискального накопителя определяется характером работы ИП или фирмы и выбранным режимом налогообложения.
Почти все организации, попадающие под налогообложение УСН, ПСН, ЕСХН, должны укомплектовывать KKM фискальными накопителями с ключом не меньше 3 лет (на 36 месяцев), но есть и исключения, к ним относятся:
- компании, предоставляющие сезонные товары и услуги;
- продавцы акцизной продукции;
- предприятия с комбинированным налоговым режимом;
- платёжные агенты, либо субагенты.
Такие организации обязаны использовать фискальный накопитель со сроком действия 13 или 15 месяцев.